Planeación - Dentro de las etapas de la gestión de documentos, la primera se refiere a un proceso administrativo, en un ámbito técnico, legal y funcional en donde se revisa y se analiza las necesidades documentales de la empresa, para establecer las estrategias de gestión documental., Producción - su finalidad son organizar la documentación y ahorrar recursos, Trámite - El foco de esta etapa es analizar y gestionar la influencia de cada tipo de documento dentro y fuera de la empresa, esto quiere decir que en el desarrollo de esta etapa se verifican los trámites de los documentos, su calidad, el nivel de importancia y finalizamos con la facilidad de acceso a los mismos., Organización - Esta etapa como su nombre lo indica, consta de organizar y almacenar correctamente los documentos, siguiendo unos lineamientos de gestión documental. Sus procesos son administrativos donde se revisan, se valorizan, se organizan, se categorizan y se almacenan todos los documentos., Transferencia - Aquí se tienen en cuenta los tiempos de conservación, los formatos, la migración, la conversión y la estructura de cada documento, implementando instrumentos archivísticos como: Las tablas de valoración documental para finalmente transferir correctamente la información y los documentos., Disposición - En esta etapa determinamos el ciclo vital de los documentos teniendo en cuenta la valoración obtenida por los instrumentos archivísticos: Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental; los cuales nos dirán si debemos hacer la conservación, eliminación o digitalización de documentos., Preservación - Todas las etapas anteriores y la estrategia de gestión documental están englobadas en esta etapa, ya que la preservación a largo plazo busca conservar los documentos, el patrimonio de toda empresa y establece los medios y formatos de cada uno., Valoración - En esta etapa final se determina constantemente el valor de cada documento y su información tanto primaria como secundaria, cuyo objetivo es darle prioridad a los documentos más importantes y analizar si los documentos secundarios se deben seguir conservando o ya deben pasar a su eliminación definitiva.,

PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL

by
Print
Embed

Leaderboard

Visual style

Options

Switch template

Continue editing: ?